HƯỚNG DẪN THAY ĐỔI CHỮ KÝ EMAIL ĐỂ ĐỒNG BỘ THƯƠNG HIỆU MỚI VFC
MỤC ĐÍCH:
Hướng dẫn các thành viên VFC thay đổi chữ ký email trên các phiên bản Outlook (2016, 2019, 2021, 2024) và Webmail, nhằm đồng bộ hóa thương hiệu, logo mới của Công ty Cổ phần Khử trùng Việt Nam (VFC).
Thời gian áp dụng: sau ngày 19/04/2025.
PHẠM VI ÁP DỤNG:
Áp dụng cho toàn bộ thành viên trong công ty, phòng ban, chi nhánh có địa chỉ email tên miền (domain) nội bộ vfc.com.vn.
Chữ ký sẽ được chia theo văn phòng công ty và chi nhánh, dựa trên thông tin trong mẫu chữ ký, logo đã cung cấp của Ban Thương Hiệu.
QUY ĐỊNH CHỮ KÝ MỚI
Màu chữ áp dụng theo màu chủ đạo thương hiệu là màu xanh đậm. Cụ thể bên dưới:
|
Nội dung |
Font Chữ |
Font Size |
Màu |
|
Họ Tên, Tên Công ty, Tên Chi nhánh |
Font Arial |
12 |
Xanh đậm |
|
Chức danh, số điện thoại, địa chỉ, email, website,.. |
Font Arial |
11 |
Không in đậm |
MẪU CHỮ KÝ EMAIL MỚI
1. Văn phòng công ty (Trụ sở chính)
Mẫu chữ ký:
Nguyễn Văn A
Trưởng phòng bán hàng – Sale Manager
Email: a.nguyenvan@vfc.com.vn | Mobile: 09xx xxx xxx
CÔNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM
Địa chỉ: 29 Tôn Đức Thắng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: (+84.28) 3822 8097 | Fax: (+84.28) 3822 3627 | Website: www.vfc.com.vn
2. CHI NHÁNH (Ví dụ: CHI NHÁNH HỒ CHI MINH)
Mẫu chữ ký:
[Họ Tên]
[Chức danh]
Email: b.nguyenvan@vfc.com.vn | Mobile: 09xx xxx xxx
CÔNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM- CHI NHÁNH HỒ CHI MINH
Địa chỉ: 37 Nguyễn Trung Ngạn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM
Điện thoại: (+84.28) 3822 5069 | Fax: (+84.) 3822 3627 | Website: www.vfc.com.vn
Lưu ý:
- Thay thế [Tên] [Chức danh], Email, Số điện thoại, [Địa chỉ chi nhánh], [Số điện thoại chi nhánh], [Số fax chi nhánh] bằng thông tin cụ thể của chi nhánh thực tế đang làm việc.
- Logo VFC sẽ được cung cấp dưới dạng file ảnh (.png) bởi phòng Marketing. Vui lòng tải file logo từ email thông báo hoặc liên hệ phòng Marketing để nhận.
Ví dụ
Nguyễn Văn B
Trưởng phòng bán hàng – Sale Manager
Email: b.nguyenvan@vfc.com.vn | Mobile: 09xx xxx xxx
CÔNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM- CHI NHÁNH HỒ CHI MINH
Địa chỉ: 37 Nguyễn Trung Ngạn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM
Điện thoại: (+84.28) 3822 5069 | Fax: (+84.) 3822 3627 | Website: www.vfc.com.vn
HƯỚNG DẪN THAY ĐỔI CHỮ KÝ EMAIL
THAY ĐỔI CHỮ KÝ TRÊN OUTLOOK 2016, 2019, 2021, 2024
Bước 1: Mở cửa sổ cài đặt chữ ký
- Mở ứng dụng Microsoft Outlook (phiên bản 2016, 2019 hoặc 2021).
- Nhấp vào File trên thanh menu->chọn info
- Chọn Options (Tùy chọn).
- Trong cửa sổ Outlook Options, chọn tab Mail (Thư).
- Trong phần Signatures (Chữ ký), nhấp vào nút Signatures….
Bước 2: Tạo chữ ký mới
- Trong cửa sổ Signatures and Stationery, nhấp vào New (Mới) để tạo chữ ký mới hoặc cập nhật chữ ký hiện tại nếu có, hầu hết sẽ là cập nhật chữ ký email đang có nên anh chị có thể copy mẫu trên dán vào mục edit signature cập nhật cho đúng quy định mục trên.
- Đặt tên cho chữ ký (ví dụ: “Signature VFC 2025”) và nhấn OK.
- Ở phần Edit signature (Chỉnh sửa chữ ký):
- Sao chép và dán nội dung chữ ký từ mẫu tương ứng (văn phòng công ty hoặc chi nhánh).
- Chỉnh sửa thông tin cá nhân (họ tên, chức vụ, email, số điện thoại).
- Điều chỉnh định dạng (font chữ arial, cỡ chữ 12, màu sắc) để đảm bảo chữ ký đồng bộ với mẫu.
Bước 3: Cài đặt chữ ký mặc định
- Trong phần Choose default signature:
- Tại New messages (Thư mới), chọn chữ ký vừa tạo (ví dụ: “Signature VFC 2025”).
- Tại Replies/forwards (Trả lời/chuyển tiếp), cũng chọn chữ ký vừa tạo.
- Nhấn OK để lưu và đóng cửa sổ.
Bước 4: Định dạng font chữ soạn thảo, reply và forward email là font Arial the chuẩn ban thương hiệu. Chọn tab Personal Stationery.
Chọn New mail messages: thực thiện theo các bước 1->6 chọn ok.
Tương tự Replying or Forwarding messages:
Composing and reading plain text messages:
Chọn ok 2 lần để lưu thông tin.
Bước 4: Kiểm tra
- Soạn một email mới trong Outlook.
- Kiểm tra xem chữ ký đã hiển thị đúng theo mẫu chưa (bao gồm logo và thông tin).
THAY ĐỔI CHỮ KÝ TRÊN WEBMAIL (OUTLOOK WEB ACCESS)
Bước 1: Truy cập cài đặt Webmail
- Truy cập Webmail qua trình duyệt tại: Đường link Webmail của công ty tại địa chỉ https://mail.vfc.com.vn .
- Đăng nhập tài khoản và mật khẩu của người dùng.
Bước 2: Mở cài đặt chữ ký
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (hình bánh răng) ở góc trên bên phải.
- Chọn Tùy chọn (Options)->Thư (Mail)-> Layout-> Chữ ký (Email Signature) (Xem tất cả cài đặt Outlook) ở cuối menu.
Bước 3: Tạo chữ ký mới
- Trong phần Email signature (Chữ ký email):
- Cập nhật theo quy định mục font Arial chữ thương hiệu cho chữ ký.
- Sao chép và dán nội dung chữ ký từ mẫu tương ứng (văn phòng công ty hoặc chi nhánh).
- Chỉnh sửa thông tin cá nhân (họ tên, chức vụ, email, số điện thoại) theo đơn vị
Định dạng theo font theo quy định Ban thương hiệu:
- Tên cá nhân và tên công ty, chi nhánh size 12 xanh đậm.
- Chức danh, số điện thoại, địa chỉ email, website font Arial size 11 không in đậm
- Cách thực hiện chúng ta quét khối ( bôi đen, họ tên và Tên công ty, chi nhánh)-> Chọn vào biểu tượng kích thước font chọn 12 hoặc 11.
-
- Riêng logo chúng ta phải chèn logo VFC vào:
- Nhấp vào biểu tượng Insert Picture (Chèn hình ảnh) trên thanh công cụ.
- Tải file logo VFC (.png) từ máy tính lên.
- Riêng logo chúng ta phải chèn logo VFC vào:
- Đánh dấu vào ô Automatically include my signature on new messages I compose (Tự động thêm chữ ký vào thư mới tôi soạn).
- Đánh dấu vào ô Automatically include my signature on messages I forward or reply to (Tự động thêm chữ ký vào thư tôi chuyển tiếp hoặc trả lời).
Định dạng font lúc soạn thư: Thực hiện theo các bước 1->6, sau đó lưu lại
Chọn tùy chọn (Options)-> Thư (Mail)->Bố cục (layout)->Định dạng thư (Message format)-> chọn font là Arial size 12
Bước 4: Lưu và kiểm tra
- Nhấn Save (Lưu) để lưu chữ ký.
- Soạn một email mới trên Webmail và kiểm tra xem chữ ký đã hiển thị đúng chưa.
Cách đơn giản hơn, mọi người cũng có thể sử dụng cụm chữ ký mẫu bên trên sửa lại cho đúng với thông tin cá nhân của mình, đơn vị công tác là Công ty hay chi nhánh:
LƯU Ý QUAN TRỌNG
- Tài liệu lưu hành nội bộ.
- Hương dẫn cụ thể trên website: https://it.vfc.com.vn/huong-dan-thay-doi-chu-ky-vfc
- Hỗ trợ: Nếu gặp khó khăn, liên hệ phòng IT qua email phuong.nguyenvan@vfc.com.vn hoặc số điện thoại 0989800897.
- Tải file logo chữ ký tại đây
